明清档案管理
Ming-Qing dang'an guanli
明清档案管理
archival management in Ming and Qing Dynasties
明(1368～1644)统治者早在反元起义时就注意档案管理。朱元璋多次明令部下收集元代档案，奖励携档案降明的元将。为加强档案管理，洪武元年(1368)在宫中特建大本堂以保藏从元代官府收集的档案。以后置天下诸司架阁库、五军都督府照磨所，并增设管理六部档案的照磨与管勾人员。洪武二十四年派监生百余人到各布政使司“考校诸司案牍”，加强中央和地方官府档案册籍的管理。
明代档案库不仅遍及全国， 而且规模、 建筑技术、管理工作都有相当水平。洪武十四年朱元璋亲自筹划在南京后湖(今玄武湖)的中心小岛上建造中国封建社会规模最大的档案库──后湖黄册库，专藏全国赋役黄册与鱼鳞图册。后湖黄册库与明代相始终，至明末库藏黄册达179 万余册之多。明初还在宫内建古今通集库，收藏皇帝给功臣、将领、藩王、驸马等的诰封、铁券和官员的诰封底簿等档案，由太监掌管，是皇帝的御用档案库。嘉靖十三年(1534)在东苑(今紫禁城外东侧)仿古代石室金匮之制，建造了全用砖石砌成的宫殿式的档案库──皇史。专藏皇族的玉牒、历代皇帝的实录和圣训。皇史在建筑技术上具有适合保存档案的各种特点，反映了中国古代高超的建筑水平和保护档案技术的知识。明代地方普遍设有黄册库、架阁库、案牍库，有的库房建筑也有相当规模。如江西布政使黄册库，一次修建库房50间，厅事 3间。太平府架阁库，一次修库三连各五楹，“左藏黄册，右藏案牍”，收贮的档案很多。在库房建筑上，注意“凿池蓄水”,“布地以沙”,“覆沙以板”，利于防火、防鼠和防潮。
明代档案的利用，除日常政务活动外，主要用来编纂各朝实录，汇编法令典章如《明大诰》、《明会典》以及撰修历史。
明代档案大都毁于战火，保存下来的仅数千件，主要存于中国第一历史档案馆和辽宁省档案馆，台北故宫博物院也有一些。
清(1644～1911)在入关前就开始积累保存档案，存留至今的有满文老档和满文木牌等。入关后建立起全国政权，各项制度进一步完备，中央和地方衙署设有典籍厅、满本房、 汉本房、档房等文书档案机构。 皇史仍被沿用为保存清代实录、圣训和玉牒的皇家御用档案库， 嘉庆时进行了重修。 中枢机关内阁设内阁大库除保存内阁形成的承宣、进呈的日行公事档案外，有官修实录、圣训、玉牒、会典的稿本，修书征集的档案，以及盛京(今沈阳)移来的旧档，库藏极其宏富。内阁还设有副本库，建于嘉庆朝，专藏内阁的题本副本。清代设军机处，其档案多而机密，为慎重保管特设大库，称方略馆大库，由军机章京掌管。清代国史馆也设有档案库，称国史馆大库，主要保管为修史而征集来的档案。上述档案库集中了清代最重要的、数量也是最多的档案。
清代在整顿吏治、裁革书吏、保护档案、加强管理中，建立了各种档案管理制度。如缴回笔制度、副本收存制度、修档制度、清档制度以及档案的整理、移交、清查、保密制度等。
清代凡国家举行大典，都要查考档案，日常政务活动参阅档案更是频繁， 据《枢垣记略》载： 嘉庆元年(1796)以来，所奉汉字谕旨、寄信及议复等项档案繁多，历年随带翻阅查考利用，间有擦损。在编纂各种史志中档案利用也很广泛。清代的实录馆、 玉牒馆、 会典馆、明史馆、三通馆、律例馆和修志馆，都收集了各类档案。清代编修史志之勤，数量之多，种类之繁，卷帙之众超过历代，现存志书百分之八十为清代所修。清代方志学家章学诚，在长期修志实践中，提出了“案牍”(档案)是方志之骨， 他主张州县应设立 志科进行档案的收集、整理工作,并将“分科别类”的档案妥善保管在“藏室”(档案库)中，然后访能文理而通史裁者编纂成志书。他的思想观点，对中国档案学的萌芽和形成具有重要意义。
18世纪末19世纪初，世界资本主义迅速发展，清政权日趋腐败。1840年鸦片战争后推行变法新政，学习近代科学技术以挽救灭亡，各种新档案如科学技术档案、财经档案、教学档案、电报档案、照片、影片、录音档案等应时而生。对旧的档案管理方法也进行了改革，扩大了档案的公布利用，创办了《官报》、《政治官报》，通过公布档案，使“海内士庶，于国家要政皆能了彻大势”。另一方面，清朝统治的腐朽也暴露在档案管理上，如内阁大库年久失修，大宗档案霉损破坏；帝国主义在历次侵华战争中掠夺破坏了京师衙署档案、东北和广州的官署档案；侵略者还以文化交流、传教考察、探险考古为名,潜入中国内地,盗窃、掠夺了包括殷商甲骨、两汉简牍唐代文书以及近代机关档案特别是英人M.A.斯坦因，于1900～1906年几次深入新疆、甘肃一带，从古代遗址、古代档案库窃取了大批汉文、梵文、藏文和其他文字的各种公私文书、契约、稿本档案，使中国古代档案遭到严重损失。保存下来的明清以前的档案大都藏于图书馆、博物馆，明代和清代档案则多存于各级档案馆。今中国第一历史档案馆有明清中央机关的档案一千余万件，台北故宫博物院约有40万件。
在清代晚期曾建立太平天国(1851～1864)农民政权，形成自己的文书和档案管理工作。在朝内、军中和地方都设有档案机构和人员，诏书衙就是主管诏旨、编纂历史储集人才、汇总档案的机构。从天王府到将军府,设有六部尚书、六部书、六部掌书等负责记录和保管文书、档案的人员。太平天国的档案“不藏于皇史，而颁于民间”，即充分利用档案进行宣传教育为革命斗争服务。太平天国失败后档案留存很少,现存于国内外档案馆博物馆、图书馆的原件、抄件和刊本仅有400多件(见太平天国文书)。