文件生命周期理论

文件生命周期理论：是在20世纪文件数量急剧增长的专业背景下提出的。文件生命周期理论的形成意味着现代档案学的成熟。1940年，美国档案学者菲利普•布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。文件生命周期理论，大多认为指的是文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是指导文件—档案全过程管理的基本理论，是现代档案学理论的重要理论成果之一。它是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程、研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件—档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。（1）形成和发展：与文件中心的出现有特定的联系。文件中心最早起源于美国。1950年，英国的艾利斯提出了文件运动的“三阶段论”（现行阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段正好与文件的保管场所——办公室、文件中心和档案馆是相吻合和相对应的）。这种由文件中心的理论解释而衍生出的文件阶段的划分，就成为文件生命周期理论的研究起点。80年代，阿根廷档案学者曼努埃尔•巴斯克斯出版两部专著《文件的选择》（1982）和《文件生命周期研究》（1987）可算是全面系统论述文件生命周期理论的代表作。我国在60年代，国家档案局局长曾三在一篇报告中阐述了“档案自然形成过程论”的基本思想，但对文件运动过程的论述尚不够全面。80年代中后期以来，以陈兆吴为代表的档案学者提出的“文件运动周期论”相对更加全面系统，全面揭示了文件从最初产生到最终归宿的整体过程以及这一过程的阶段性特征，与国外的文件生命周期理论有异曲同工、殊途同归之效。（2）基本内容：A文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程；B由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段（文件的整体运动过程具有阶段性特征、文件运动过程的各阶段具有不同特点、引起文件阶段性变化的根本原因是文件价值形态的规律性变化）；C文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种内在的对应关系。（3）重要意义：A准确地揭示了文件运动的整体性和内在联系，为文件的全过程管理奠定了理论基础；B准确地揭示了文件运动的阶段变化，为文件的阶段式管理奠定了理论基础；C准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论基础。（4）在电子文件时代的指导价值：可以充当电子文件全过程管理的理论基础。电子文件也需要前端控制，原因：一是确保电子文件真实可靠性的需要，二是确保电子文件完整归档的需要，三是确保电子文件安全利用的需要。文件生命周期理论的全过程管理思想和前端控制思想对电子文件同样是适用的，并且这两种思想在电子文件管理上实现了和谐的统一。