规范文档
guifan wendang
规范文档
authority file
由规范记录组成的计算机文档。其作用是实行规范控制，即保证机读目录中文档标目的一致性，以便有效地实现对机读目录的统一管理。规范记录用来记录下列内容：①书目记录检索点的规范标目；②规范标目与相关的不同标目形式之间的参照关系；③选取标目，确定其参照关系的依据(如参照、参照根查等)及其他有关信息(包括建档日期、建档人姓名等)。规范文档的作用是作为一种工具，以引导目录的使用者根据出版物上出现的标目形式找到书目记录所使用的规范化标目，进而找到所要的书目记录或所需的资料。规范文档首创于美国国会图书馆。
规范标目内容包括作为书目记录检索点的编著者名称、统一题名、丛编题名和主题标目等。因此规范文档又常常可分为名称规范文档、主题规范文档和丛编规范文档。名称规范文档中的名称包括：个人名称、国家名称、机关团体名称、会议名称、地理名称和统一题名。
规范标目工作是依据编目规则，并考虑图书馆目录的历史情况选取检索点的形式。如现行的《英美编目条例》(第2版)就以大量篇幅记述了选取检索点的规则这些规则的核心问题是保证标目的唯一性，即选取标目以及通过加著生卒年或其他附加成分，使得一个标目不同于另一个标目,能唯一地代表一个特定的人或事物,如特定的个人著者、机关团体或著作题名。
规范文档功能的实现，依赖于规范文档的建立与维护。建立计算机规范文档，可在原手工工作的基础上进行，或共享他人的规范资源，如北美一些图书馆采用美国国会图书馆发行的主题规范和名称规范文档。无论采用哪种方式，规范文档一旦建立，立即会对规范控制工作带来极大方便。然而为保证规范控制的质量，规范文档的维护十分重要。随着时间的推移，规范文档所记录的人和事物都可能有变化，如个人婚姻状况的变化引起姓氏改变、同一团体或个人在不同时期用不同名称、机构合并或分立出不同的机构、丛编或连续出版物的合刊或分立等。编目条例或规则本身也会因编目工作实践的发展而有所变化。这些都会影响标目形式的选取。规范文档就要追踪和反映出这些变化，将不同的人和事物区别开来，将同一事物的不同形式的标目联系起来。这在卡片目录条件下，需要做大量、细致、繁琐的工作，而在用计算机进行规范控制的条件下，规范文档的维护则方便得多。目前北美的一些图书馆自动化系统如美国西部图书馆网络 (WLN)和加拿大多伦多大学图书馆自动化系统(UTLAS)等，已能提供规范控制服务。