文件控制程序
1、目的本程序对公司质量管理体系所要求的文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等过程进行控制，以确保公司各部门和工作场所使用现行有效的文件和资料（即适用版本），防止使用作废的文件，达到保持公司质量管理体系运行的符合性的目的。
2、适用范围适用于本公司质量管理体系所使用的文件控制。文件的分类如下：
2.1 质量手册；
2.2 程序文件；
2.3 管理性文件：公司规章制度、管理规范、作业标准书等；
2.4 质量记录；
2.5 外来文件：法律法规、上级文件、函件等。
3、职责3.1 品质管理课对质量体系文件进行控制，并对版本有效性负责。
3.2 公司各部门负责对其使用的管理性文件进行控制。
3.3 品质管理课负责公司有关质量管理体系文件的回收、保存和销毁的归口管理。
4、工作程序4.1 文件的编写
4.1.1 质量手册、程序文件和相关管理性文件由管理者代表组织相关人员编写；
4.2 文件的编号规定
4.2.1 质量手册编号：公司简称–SC；
4.2.2 程序文件编号：公司简称–CX– XX(XX代表程序文件顺序号)；
4.2.3 外来文件的编号：按外来文件本身的编号；
4.2.4 管理性文件的编号：公司简称–XX（注：编制部门代码，代码表另附）–类别（注：文件不需要分类时，可略）-XX（注：序号，可略）
本公司文件编号是依据编制部门不同划分的，由各编制部门内部自行统一管理本部门的文件编号。为保证文件编号的单一性，准确性，新文件作成前，作者向文件编号管理者申请该文件的编号，不可由文件作者自行编排。
4.3 文件的签署和审批
质量管理体系所涉及的文件在发布和使用前应按《质量手册》中相关条款要求执行，以确保文件的有效性和适宜性。
4.4 有效文件控制
4.4.1 各部门应编制本部门的《受控文件清单》，以控制所使用文件的有效性。
4.4.2 《受控文件清单》应清楚地标明文件当前的有效版本和修订状态。版本号用“A”表示、修订状态用“0”表示。若有变化，数字顺延。
4.4.3 《受控文件清单》的整理原则。按部门内、部门外（部门外按部门）分类整理。
4.5 文件的收发、回收及归档
4.5.1 各部门发放文件时，应要求各部门清晰、完整地填写《文件发放/回收登记表》。
4.5.2 在回收文件时，也应在《文件发放/回收登记表》上进行登记。
4.5.3 各部门在收到外来文件时，应在《外来函件收发登记表》上登记，并要求接收人签字确认。
4.5.4 各部门应对职责范围内管理的文件进行整理、清查，对过时、作废等文件要及时清理、撤换，防止过期文件的使用，保持动态管理。
4.5.5 文件的摆放。应遵守以下基础原则：
4.5.5.1 外标识明确。
4.5.5.2 按类分放
4.5.5.3 为明确摆放位置，文件夹外部作“V”字形贴付管理。
4.5.6 文件的归档。品质管理课负责质量体系文件的归档管理。
4.5.7 技术部门下发的图纸、作业标准书不进行回收处理，交由各部门自行处理。
4.6 文件的更改
4.6.1 文件内容需要划改、换页、换版、作废等更改时，应由文件更改提出人员填写《文件更改单》，说明更改原因，然后将此单提交本部门责任者确认，报品质管理课审核，再上报最高管理层或管理者代表进行审批，方可实施更改。文件确定并经过更改后，需发放、回收，应作相关记录《文件发放/回收登记表》，确保各部门得到的是最新有效文件，并在《受控文件清单》中加以记录。《文件更改单》应记入《文件修订记录》。
4.6.2 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时，应进行换版，换版后原版文件作废，换发新版本应执行本程序文件发放和回收的规定。
4.7 作废文件的管理
4.7.1 本公司的作废程序文加盖“作废”章，填写《文件发放/回收登记表》，定期销毁。
4.7.2 如因特殊原因保留的作废文件资料应在“作废”标识下加盖“文件保留”标识，以防止误用。
4.7.3 作废文件销毁应填写《质量记录/文件资料销毁审批表》（见《质量记录控制程序》），报品质管理课审核，再上报最高管理层或管理者代表批准后，方可实施销毁。
4.8 文件的借阅
文件需借阅时，借阅人应填写《质量记录/文件资料借阅审批表》（见《质量记录控制程序》）。
4.9 文件的评审与更新
因外部因素变化或体系改进要求时，文件应予以评审，评审由品质管理课组织。评审引起的文件更改执行GB/T19001:2008/ISO9001:2008中4.6条款。
5、相关文件《质量记录控制程序》
6、质量记录6.1 受控文件清单 4.2.3-JL-01
6.2 文件发放/回收登记表 4.2.3-JL-02
6.3 外来函件收发登记表 4.2.3-JL-03
6.4 文件更改单 4.2.3-JL-04
6.5 文件修订记录 4.2.3-JL-05
7附件
7.1 附件1：ISO管理 部门受控编号一览