西南大学印章使用和管理办法
第一条印章是学校各项管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为了加强学校印章的使用管理，保证该工作的严肃性，进一步规范行政工作办事程序，方便公务联系，特制定本办法[1]。
第二条凡冠有“西南大学”字样的各单位、各部门印章和各种业务专用章，以及校领导的签名章，均适用本办法。
一、印章的管理第三条校印〔校印、校钢印、校长印（方章、签字章）、办公室印、对外证明专用章、介绍信专用章、合同专用章〕由校办公室专人管理；管印人员因故不能坚持岗位时，校办主任指定人员代管，并办清交接手续。
第四条校办公室印章管理人员不得在空白介绍信、空白信笺、空白纸等无具体内容的凭证或纸张上加盖印章。
第五条校办公室印章使用应在校办公室内，不得擅自委托他人代管，不得将印章携带出校办公室以外使用。
第六条校办公室印章管理人员要认真核对用印凭证，如无主管部门负责人或校领导签字，不能使用印章。
第七条校办公室印章管理人员要对用印留存的材料定期进行编号、整理、立卷归档。
第八条学校二级单位印章要有专人妥善保管，平日随用随锁。重要的文件、材料、报表等，要保留领导签字的底稿或者复印件备查。
二、用印范围及程序第九条以学校名义发布的决定（决议）、指示、布告（通告）、通知、通报、报告（请示）、批复和公函等公文，必须由主办部门用“发文稿纸”拟稿，主办部门负责人核稿（签字），有关部门负责人会核（会签），报分管校长签发后，再由校办公室登记、编号、用印。
第十条大宗物资或大批量物资采购合同，由购买单位提出申请，国有资产管理处审核、招标，经校长或分管校领导审签后，由校办公室加盖合同专用章。
第十一条学校基本建设、维修等项目，经过法定招标，基建后勤处审核，校长或分管校领导审签后，由校办公室加盖合同专用章。
第十二条以学校名义签署的合同书、协议书、意向书以及向教育部等上级报送的计划任务书、统计报表、审查表、申报表等重要文本和呈报材料，需由主管部门提出文本（报表），署明编报人（或联系人），部门负责人审核签字，报分管校长签字批准，由校办公室用印并留稿。
第十三条到上级部门、公、检、法以及机要部门联系工作需要介绍信的，需经分管校长签字后，由校办公室办理学校介绍信及用印。
第十四条在外刊登广告、声明等，按事项由主管部门经办人拟出文稿，部门负责人核稿签字，分管校长签字批准后，由校办公室用印并留稿。
第十五条凡需要使用副校长公务印章的文件、资料，必须经副校长本人审阅同意后，方可用印。
第十六条工作证、公费医疗证，招生录取通知、毕业分配通知，聘书、荣誉证书等常规证书、证明等，由各主管职能部门审核签字后，持《西南大学使用印章申请书》到校办公室用印。
第十七条学生证、各类毕业证书、学位证书（肄业证书、结业证书、进修证、学历证明）由各主管职能部门审核签字后，持《西南大学学生证等盖章通知单》并附名册（名单），到校办公室用印。
第十八条出国留学（因公、因私）、考察、访问、旅游人员的材料由国际合作与交流处审核后，出具《西南大学使用印章申请书》，到校办公室用印。
第十九条凡向外报送的成果申报书、项目申请书、专利，成果推广、各类科研合同等，由当事人所在单位报科研处或社科处，经科研处或社科处审核登记后，出具《科研项目材料盖印接洽单》，到校办公室用印。
第二十条各协会、学会入会申请，由当事人所在单位报校科协，经科协审核登记后，出具《西南大学使用印章申请书》，到校办公室用印。
第二十一条教学成果申报由教务部门统一审核，报分管校长批准，由教务处出具《西南大学使用印章申请书》，到校办公室用印。
第二十二条院系及行政部门教职工到外单位联系工作、在校学生外出参观、实习、查资料、学习等，由院系、部门主管审核后，出具《西南大学使用印章申请书》（到机场、火车站等地提取货物的，还需持货物提取通知单），到校办公室办理学校介绍信及用印。
第二十三条其他事项需使用校印者，可参照以上程序办理。非日常性事务用校印，均需要部门负责人审核，校领导签字同意。
第二十四条学校非独立法人二级单位，无权使用该单位印章对外签署任何文件，如担保、合同、协议、证明、聘书等。
第二十五条学校二级单位的印章一般只作为业务工作用章，在校内使用；用印应按制度办理，事先须经单位负责人批准，凡不具备批准手续，一律不能用印。重要用印须有登记或存根，以便备查。
第二十六条学校二级单位行政第一负责人对本单位公章使用负全部责任。
第二十七条凡违反本办法用印者，必须承担由此产生的全部后果。因违规用印而产生严重后果者，将受到相应的纪律处分；触犯法律的，将承担由此产生的全部法律责任。
三、印章的启用和变更第二十八条各级行政单位因名称变更、机构撤销或印章受损等原因，需要刻制或更换印章，由单位提出申请，经校办主任审核批准后，由校办公室按照有关印章规定统一制作。
第二十九条新印章启用用前，校办要行文明确启用时间，说明同时废止旧印。并收回旧印章，按规定归档案馆销毁或封存。
四、附则第三十条本办法自下发之日起执行，未尽事宜，由校办公室负责解释。