年度分类法

年度分类法

annual classification

根据文件形成的年度将全宗内档案分成若干类别的方法。按年度分类，可以反映一个立档单位活动逐年发展变化的面貌，看出不同时期工作的特点，便于历史地研究问题。这种分类方法同现行机关的文书处理工作制度相吻合，以年度为单位立卷和移交，自然形成一种分类。年度分类法也可以同其他分类法分层联用，是运用最广泛的一种方法。

按年度分类时有两类文件的归类需要妥善处理：①文件上有属于不同年度的几种日期，要确定一个主要日期，即最能说明该文件时间特点的日期。例如：内部文件和一般的发文，应以写成日期为根据；收文以收到日期为根据；法令和条例等法规性文件，以批准日期或公布、生效日期为根据；指示、命令等指令性文件，以签署日期(即落款日期)为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表等，以内容针对的时间为根据；跨年度的计划可放入开始的年度,跨年度的总结可放入最后的年度;跨年处理的专门案件、往来文书等，可放入关系最密切的年度或最后结案的年度。②没有注明日期的文件，要考证和判定文件的准确日期或近似日期。可以分析文件的内容来判定日期，或从研究文件的制成材料、格式、字体和各种标记来判定日期，或以与已知日期的文件比较对照的方法来判定日期。

除了一般通用年度外，还可按专门年度分类。如教学年度、会计年度和粮食年度等。如果立档单位一部分工作按一般年度进行，一部分工作按专门年度进行，其档案在按年度分类时，则将两种年度结合起来，分别分类，统一排列。