会议签到

王朝百科·作者佚名 2010-03-11

如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。

通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。如果人员较多，规模较大，最好使用专门的会议签到系统，尤其是租赁使用能兼顾到方便性和节省成本的目的。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。

会议签到系统是为了实现各政府、机关、企事业单位所召开会议的签到数据采集、数据统计和信息查询过程自动化，实现会议管理自动化专门研制的所开发的非接触射频卡会议签到系统。本系统采用了目前最先进的非接触RFID技术，与会人员只需通过会议签到机区域，便可快速同时完成多人会议签到操作。它方便了参会人员的出席签到、会议管理人员的统计和查询；为有效地掌握、管理参会人员出入和出席情况提供了轻松的解决方案。

服务内容介绍：

◇ 政府会议如党代会、人代会、政协会及领导召开的各类会议是政府和领导工作中最重要的政治任务和工作重心之一。随着全国政务信息化建设的推进，政府会议的信息化已是时代的必然。政府会议报到系统由于其特殊的政治意义和社会意义，必须万无一失，不能出任何差错。杭州锦成智能科技有限公司根据政府会议的各种特殊需求，经过几年的努力和多次现场应用，现已为各级政府提供先进、安全、稳定、可靠的政府会议电子报到系统和报到设备。

◇当前会议签到工作现状当前手工会务的主要缺陷：每次准备的工作繁杂。开会期间报到人数统计工作量大、繁琐、不精确，汇总数据不及时。

系统组成和功能：

◇ 显示会议基本资料，包括会议主持人、会议内容与会议相关的内容；

◇ 读卡后可以显示持卡人的照片及姓名信息等，还可以有声音提示；

◇ 系统所提供的基础数据导入功能，解决了不同的会议有相同代表参加的问题；

◇ 可定制的前台刷卡欢迎词，由用户根据不同的会议、场合自己进行定制；

◇ 可以选择采用计算机显示器、电视机及电视墙来实时监控报到情况，使报到情况一目了然，方便了代表，也提高了透明度；

◇ 强大的统计查询系统，可以及时了解报到情况，如总体或部分的已报到、迟到、请假、缺席等统计数据和名单列表；

◇ 可以通过后台进行整个报到过程的控制，根据实际情况灵活处理开始报到时间、推迟开始时间、结束报到时间、设置报到自动开始、自动结束；

◇ 提供手动报到功能，解决代表忘记带卡、卡遗失情况；

◇ 系统自动区分代表和常委，可以同时适用于大会和常委会地报到要求；

◇ 数据维护方便，包括会议名称等资料维护、人员维护、报到维护等。